Правила за писане на имейли, валидни за ВСЕКИ!

Често с имейлите си създавате първо впечатление! Няма да имате шанс да повторите.
Често с имейлите си създавате първо впечатление! Няма да имате шанс да създадете второ първо впечатление. Затова – постарайте се!

Много обичам да получавам имейли. Не всички имейли, които получавам, съдържат добри новини, но пак обичам.

Дразня се обаче, когато елементарни, макар и неписани правила за създаване на e-mail, не се спазват.

Реших да засегна точките, по които най-често се проявява небрежност.

Поздрав

Не се отнема буквално никакво време, да започнете писмото си с поздрав.

„Здравей(те), Силвия!“, „Привет!“.

Пише се за секунди.

Структура

Добре е да разделяте текста си на абзаци – така писмото ви става по-прегледно и се чете и помни по-лесно.

Включена информация

Дори и да сте обсъдили по телефона с получателя преди да изпратите писмото за какво ще се отнася то, напишете основните неща от телефонния разговор, докато още ги помните – така и вие, и получателят във всеки един момент ще се сетите какво сте се разбрали и обещали. На никого няма да е приятно и/или достатъчно ясно, ако получи просто 2 снимки например. Отделете няколко минути и допълнете коя снимка защо и за къде я пращате.

Все пак, бъдете кратки!

Подпис

„Подпишете“ имейла с името си – просто го изпишете под основния текст. Аз лично добавям винаги и телефона си, защото това улеснява получателя – в случай, че иска да ми се обади, не му се налага да ми търси номера в предишни писма или в сайта ми.

Поздрави,

 Силвия

 0894 354 800″

Тема (Subject, Относно)

Темата на писмото е изключително важна!

Първо, често от темата зависи дали писмото ви ще бъде прочетено или не, дали ще бъде взето на сериозно или не, дали ще бъде запомнено или не. Пишете кратки и конкретни теми, които ясно да казват какво има и в писмото.

Второ, когато напишете тема на писмото си, това ще покаже на получателя, че пестите времето му – няма да му се налага да отваря всички писма, за да намери някое конкретно измежду всичките с „Няма тема“.

Без групови съобщения

Внимавайте, когато изпращате групови съобщения! Опитайте да не го правите или да е възможно най-рядко. Ако се наложи, скрийте получателите един от друг. Защитете ги от спам и/или злоупотреби.

Пишете грамотно и на кирилица

Дори и да изпращате писмо на приятел или на майка ви, покажете уважението си към тях като се постараете да не правите грешки и да не е на шльокавица! Лесно е. Просто трябва да свикнете.

Ако е бизнес писмо до потенциален партньор или клиент, бъдете сигурни, че не сте допуснали грешки, защото те могат да костват сделката ви. Неграмотността, припряността правят лошо впечатление.

Може да намерите още съвети в интернет, особено за водене на делова имейл кореспонденция. Просто трябва да потърсите!

Моята цел беше да дам екзистенциални насоки за създаване на имейл до различен тип получатели – приятели, роднини, колеги, партньори, клиенти.

Може да допълните във всеки един момент в коментарите под текста.

13 comments

  1. Теодоси Бялков

    Кратки, точни и ясни съвети как да не ги последваш 🙂
    Добре е да стигнат до по-масова аудитория 🙂

  2. Silva Forest

    Благодаря, Тео. Не мисля, че съм била изчерпателна, но и това много хора не го знаят, за съжаление. 🙁

  3. Дестинации

    Много добра и полезна статия. Благодаря Ви!

  4. Silva Forest

    Здравейте!
    И аз благодаря за оценката Ви! И за това, че сте тук!
    Надявам се наистина да е полезно това, което съм написала.

  5. Серго

    Здравей,
    Имам въпрос.
    Нужно ли е според теб, ако в email-a фигурира корпоративна визитка, в която е посочена цялата информация за изпращача (имена, позиция, телефони и тн.)
    да се подписва ?
    Например:
    “…
    Поздрави
    Серго
    Сергей Иванов
    Експерт тн тн
    Телефон тн тн”

  6. Серго

    Питането ми е от гледна точка на етикета. Тъй като имаме спор с колеги.
    Аз лично не виждам смисъл след като има визитка да се подписвам, други колеги обаче са на мнение, че етикета го изисква.

  7. Silva Forest

    Здравейте, Сергей!
    Благодаря Ви, че сте тук!

    Ще Ви отговоря какво мисля, без да претендирам, че съм права 100%. Просто моето мнение е такова.
    Смятам, че щом има визитка, не е необходимо допълнително да се слага подпис със същата информация от визитката. Какво обаче значи визитка? Картинка ли? Или автоматичният подпис, който се добавя при всяко писмо, ако сте си направили нужните настройки.
    При вариант 1, ако визитката е картинка, добре ще е важна информация от него да я има и написана като текст, който може да бъде копиран. В случай, че получателят на писмото иска да ползва част от подписа Ви, по-лесно е да го копи-пейстне, отколкото да го преписва от картинката.
    Ако имаме вариант 2 – подписът Ви се добавя като текст – не е нужно да се пише втори път в писмото.

    Надявам се да съм Ви била полезна. Ако мога да помогна с още нещо, на разположение съм! 🙂

  8. Серго

    Здравейте,
    Благодаря Ви, за любезния отговор!
    Вашето мнение съвпада с моето. 🙂
    В описаният от мен случай под “визитка” имам предвид стандартната опция на Outlook, в която можеш да зададеш “default Signature”, в който подпис има както текст, който може да се копира (имена, телефони и тн,) така и картинка (логото на фирмата и препоръка да не се принтира mail-а на хартия, ако не е наложително) и за мен в случая ръчния подпис е абсолютно излишен. тъй като дублира въпросната информация.
    Поздрави,
    Серго

  9. NGerova

    Здравейте,
    Имам въпрос: Как да се обърна към фирма в официален имейл ако не зная името на никой от служителите, т.е. зная само името на фирмата?

    Благодаря
    Поздрави

  10. Silva Forest

    Здравейте, г-жо Герова!
    Благодаря Ви за това запитване и за това, че търсите мнението ми.
    Ако съм в ситуация като Вашата – трябва да пиша официален имейл до фирма, без да знам личното име на служител от тази фирма, към когото да се обърна директно, бих подходила така:
    – като поздрав ще напиша само “Здравейте!” или “Добър ден!”, но първото ми харесва повече;
    – в Тема на писмото ще напиша “До Управителя (Маркетинг мениджъра, Счетоводителя..): Оферта за копирайтинг”.
    Ако имате други въпроси, ще се радвам да ги обсъдим. Може да се свържете с мен по някой от начините в страница Контакти.

Comments are closed.